Nyckeltal - alla älskar vi att hata dem

Ignorera inte nyttan med bra nyckeltal

I en bolagsstyrelse jag är engagerad i sliter VD konstant med att formulera värdefulla nyckeltal, när han anser att de på ett rättvisande sätt beskriver verksamhetens status presenteras de för styrelsen. Styrelseordföranden brukar nicka och bekräfta hur bra de är MEN frågar i nästa andetag inspirerat om ”VD kanske också kan rapportera den eller den aspekten?” Diskussionen blir som tur är alltid bra och leder fram till en väl avvägd ambition i rapporteringen.

Faktabaserade nyckeltal vs. företeelsebaserade

Exemplet ovan är bara ett av många på hur svårt det kan vara att formulera nyckeltal. Men något vi definitivt inte kan ignorera är att nyttan med bra nyckeltal är extremt hög, och att vi inte är nöjda med de vi har innebär inte att företeelsen är fel. Att driva verksamhet utan att mäta innebär att vi inte vet var vi är, vad vi ska förbättra, eller vart vi kan ta oss.

Det är relativt enkelt att mäta och analysera faktabaserade företeelser som t.ex. omsättning, lönsamhet, försäljning, etc. Det är utfall som är sifferbaserade och i många fall obestridliga, nyckeltalen är sedan länge etablerade. Däremot är det betydligt svårare att mäta och analysera mer abstrakta företeelser som t.ex. kvalitet, effektivitet, arbetsförmåga och utförande och ansvarstagande.

"5 varför" metoden

Mitt bästa tips för nyckeltalsdefinition är att använda ”5 varför?” (5 why) metoden. Metoden används ofta för rotfelsanalys i kvalitetsteknik och kan användas för sig eller mer systematiskt som en del av ett fiskbensdiagram.

Genom att fem gånger fråga efter varför ett fel har uppstått kan man hitta rotorsaken till felet och man kan därmed slutgiltigt eliminera att felet återkommer, att endast eliminera symptomet gör ofta att felet återkommer på samma eller liknande sätt.

Det är först när man frågat sig frågan ”varför” ett antal gånger som man kommer till kärnan av vad man behöver bevisa och därmed mäta. Det första mätetalet man kommer på är väldigt sällan det rätta talet, men om man fortsätter att borra hittar man till slut guld. Om vi till exempel har problem med att leverera ny applikationskod i tid måste vi börja med att fråga oss varför, för att kunna mäta och förbättra oss:

• Varför är vi alltid sena i leveransen? För att vi är underbemannade i utvecklingsteamen.
• Varför är vi underbemannade? För att våra utvecklare fastnar i annat arbete än att faktiskt utveckla.
• Varför fastnar våra utvecklare i annat arbete? För att det går åt så mycket till att rätta fel i befintlig kod.
• Varför går det åt så mycket till att rätta fel i befintlig kod? För att kvaliteten i det vi utvecklar är för låg.
• Varför är kvaliteten i det vi utvecklar för låg? För att våra utvecklare inte har rätt kompetens för det vi utvecklar.

Slutsats: Säkerställ kompetensen bland utvecklarna.